确认合同条款时需遵循严谨、全面、明确的原则,以下为具体操作要点和注意事项:

1. 基础条款复核
- 核对签约主体信息(名称、证件号、地址等)是否与营业执照或一致,避免出现“简称”或遗漏。若涉及境外主体,需同步验证外文名称与翻译的准确性。
- 明确合同标的物的规格、数量、质量标准(引用国标/行业标准编号)、交付方式(INCOTERMS 2020条款适用时需标注版本)。
2. 权利义务细化
- 付款条款需包含金额(大小写)、币种、付款节点(如“到货验收后15个工作日内”)、违约金计算方式(建议约定LPR倍数)。
- 知识产权条款应区分现有权利归属与衍生权利分配,特别关注软件开发、广告设计等易产生权属争议的领域。
3. 风险控制条款
- 不可抗力条款需列举典型事件(如自然灾害、战争、流行病),并明确通知时限(如事发后72小时内书面通报)及责除范围。
- 争议解决条款应具体到仲裁机构(如“上海国际经济贸易仲裁委员会”)或管辖法院(避免使用“甲方所在地”等模糊表述)。
4. 特殊行业补充条款
- 数据合规:涉及个人信息处理的,需引用《个人信息保护法》具体要求,明确数据处理目的、存储期限及跨境传输规则。
- 技术合同:源代码交付应约定托管机制,专利实施许可需标注专利号、年费缴纳责任方。
5. 法律术语标准化
- 避免使用“及时”“重大”等主观性表述,改为量化标准(如“采购方应在收到发票后10日内支付”)。
- “连带责任”与“补充责任”需严格区分,保证责任应注明是一般保证还是连带责任保证。
6. 尾部门槛条款
- 合同生效条款需关联签字盖章(“双方授权代表签字并加盖公章后生效”)、审批流程(如需外商投资备案)。
- 合同变更必须采用书面形式,并明确书面形式包括电子邮件等电子数据(需约定特定发送地址)。
行业实践表明,建议额外制作《条款确认备忘录》作为附件,由双方法务逐条签署确认。涉及跨境合同时,需同步准备中英文版本并明确以中文文本为准。最后注意留存条款谈判过程的往来函件、会议纪要等证据链文件。
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