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合同扫描保存什么格式

2025-06-26 合同法知识 责编:爱法小站 1777浏览

合同扫描保存推荐以下格式以确保文件的安全性、清晰度和兼容性:

合同扫描保存什么格式

1. PDF(便携式文档格式)

- 最常用的合同保存格式,支持文字、图像、签名的完整呈现,且跨平台兼容性强。

- 可选择PDF/A(归档专用格式),符合长期保存标准,避免因软件更新导致文件无法打开。

- 支持加密和数字签名,增强法律效力和防篡改性。

2. TIFF(标签图像文件格式)

- 无损压缩格式,适合高精度扫描的合同,尤其是含印章、手写签名的文件。

- 支持多页存储,但文件体积较大,需注意存储空间管理。

3. JPEG(联合图像专家组格式)

- 适用于快速扫描且对体积敏感的场合,但压缩可能损失细节,不建议用于重要合同原件存档。

4. OCR(光学字符识别)增强格式

- 扫描后生成可搜索的PDF或DOCX,结合OCR技术将图像文字转换为可编辑文本,便于检索关键条款。

5. PNG(便携式网络图形)

- 无损压缩,适合需要保留透明背景或高分辨率图像的合同,但通常用于单页文件。

扩展知识:

分辨率设置:合同扫描建议不低于300 DPI,确保文字和印章清晰可辨。

色彩模式:黑白文档可用灰度或黑白二值模式以减小体积;彩色合同需用RGB或CMYK模式保留原貌。

存储备份:采用“3-2-1”原则(3份备份、2种介质、1份异地)防止数据丢失。

元数据管理:添加文件属性(如合同编号、签署日期)方便归档检索。

法律合规性:部分国家要求电子合同符合《电子签名法》标准,需确保扫描件未被篡改。

优先选择PDF/A或TIFF,兼顾长期保存与法律效力。

文章标签:合同扫描保
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