采购合同到期解除的流程和注意事项如下:
1. 合同到期自动终止
若合同明确约定到期自动终止且无续约条款,双方无需另行通知,合同效力自然终止。但需核查合同是否有"默示续约"条款(如未书面反对则自动续期),避免意外延续。
2. 主动发出终止通知
即使合同将到期,建议采购方提前书面通知对方(如到期前30天),明确表示不续约意向。通知应注明合同编号、到期日及终止决定,避免口头沟通引发争议。
3. 完成遗留义务
- 货款结算:核对末次付款与合同周期是否匹配,留存付款凭证。
- 货物交接:验收在途订单或剩余物料,签署交接单确认数量质量。
- 保密与知识产权:继续履行保密条款的,需明确到期后义务范围及时限。
4. 违约责任核查
检查合同期内是否存在未解决的违约行为(如交货延迟、质量不达标),必要时在终止前主张赔偿或抵扣尾款。
5. 续约谈判流程
若需续约,应重新评估供应商绩效,修订合同条款(如价格、交付周期),签订书面补充协议。注意市场比价,避免沿用不利条款。
6. 文件归档与审计
保留合同全文、终止通知、验收记录等至少3年,应对潜在纠纷。涉及政府采购的,需符合《政府采购法》的档案管理要求。
7. 特殊情形处理
- 框架协议:即使总协议到期,已签署的具体订单可能仍需执行完毕。
- 长期服务合同:需提前协调服务过渡方案,避免业务中断。
法律依据上,《民法典》第五百五十八条明确合同终止后的附随义务,包括协助、保密等。建议解除时拟定《合同终止确认书》明确双方无争议,降低后续法律风险。
对于涉外采购合同,还需注意INCOTERMS条款下运输风险的转移时点,以及跨境支付涉及的税务申报变更。行业实践中,设备采购合同可能涉及资产返还或折旧买断,需在终止时特别约定。
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