以下是关于合同到期终止邮件的专业撰写指南及模板,同时扩展相关注意事项和法律依据:

一、邮件核心要素
1. 标题明确:直接标注“合同到期终止通知”
2. 接收对象:收件人姓名/公司全称
3. 合同信息:合同编号、签署日期、到期日
4. 终止声明:清晰表达不再续约决定
5. 后续流程:交接要求或结算说明
6. 正式结尾:公司盖章/负责人签字
二、标准模板示例
【邮件主题】
关于[对方名称/姓名]《XX合同》到期终止的通知函
【正文内容】
尊敬的[对方称谓]:
根据我方与贵方/您于[YYYY年MM月DD日]签署的《[合同名称]》(合同编号:[XXX]),该合同将于[终止日期]届满到期。经慎重考虑,我方决定合同到期后不再续约,特此书面告知。
请于[交接截止日]前完成以下事项:
1. 工作/业务交接(如涉及)
2. 财务结算确认(附结算明细表)
3. 资产/资料返还清单
感谢合作期间的支持,如有疑问请联系:[联系人+电话/邮箱]
此致
[公司全称]
[日期](加盖公章扫描件)
三、关键注意事项
| 条款类型 | 法律要求 | 操作建议 |
|---|---|---|
| 通知时限 | 劳动法规定提前30日 | 商务合同按约定执行 |
| 书面形式 | 民法典第563条 | 邮件+书面寄送双确认 |
| 经济补偿 | 劳动合同法第46条 | N倍月薪标准(视情况) |
| 附随义务 | 合同法第92条 | 明确交接清单与时限 |
四、法律风险防范要点
1. 证据保留:EMS邮寄通知凭证+邮件已读回执
2. 条款复核:检查合同是否有自动续约条款
3. 数据清除:依据GDPR等法规处理商业秘密
4. 补偿计算:工龄满1年支付1个月工资(劳动合同时适用)
建议通过企业法务部门审核后发送,涉及跨境合同时需注意《联合国国际货物销售合同公约》(CISG)第49条关于合同终止的规定。
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